Con la risposta all’interpello n.142 di giugno 2024, l’Agenzia delle Entrate ha fornito ulteriori chiarimenti sulla dematerializzazione nota spese e dei giustificativi di spesa. Già nel 2019 e nel 2017 l’ente si era espresso evidenziando i passaggi per la conservazione sostitutiva di ricevute e scontrini.
QUESITO
La società nell’istanza dichiara di voler avviare la dematerializzazione delle note spese e dei giustificativi delle spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro.
Ciò principalmente per servizi di taxi, utilizzando la carta di credito aziendale.
Il progetto prevede l’uso di uno smartphone aziendale con tecnologia OCR per creare una versione digitale dei documenti cartacei. Ciò unito ad un sistema informatico che possa compilare automaticamente i dati nella nota spese. Ciò al fine di garantire integrità, immutabilità e leggibilità dei documenti. L’IA verrà utilizzata per controlli di coerenza e le note spese dovranno essere autorizzate internamente prima di essere inviate all’AGID.
La società chiede:
- se la procedura è conforme alle normative di riferimento
- i documenti dematerializzati possono essere distrutti?
- i documenti rilasciati per i servizi di taxi possono essere dematerializzati e conservati?
RISPOSTA
L’Agenzia delle Entrate sottolinea che qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale deve essere immodificabile, integro e autentico, come previsto dal CAD.
In altre parole:
Le ricevute di pagamenti elettronici effettuati con carta di credito aziendale non sono purtroppo sufficienti a documentare la spesa deducibile dal punto di vista fiscale. In questi casi, per ottenere la deduzione della spesa in busta paga, è necessario produrre specifici giustificativi, in assenza della vera e propria fattura. È necessario che dal giustificativo rilasciato sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).
DIGITALIZZAZIONE E DEMATERIALIZZAZIONE DELLA NOTA SPESE
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