Dal 22 maggio 2026 il regolamento eIDAS 2 introduce un nuovo passo avanti nel percorso di digitalizzazione europea, rafforzando le regole legate all’identità digitale, ai servizi fiduciari e alla gestione dei documenti elettronici.

Per le imprese, non si tratta soltanto di un aggiornamento normativo o tecnologico: il cambiamento coinvolge direttamente il modo in cui vengono identificati gli utenti, firmati i documenti e gestiti i processi digitali interni, in particolare in ambito HR.

UN’IDENTITÀ DIGITALE PIU SICURA E UNIFORME

Uno degli obiettivi centrali di eIDAS 2 è rendere l’identificazione digitale più sicura, affidabile e omogenea nei Paesi dell’Unione Europea.

Tra le principali novità rientra l’European Digital Identity Wallet, il portafoglio digitale europeo pensato per consentire a cittadini e imprese di gestire identità, credenziali e attributi personali in modo più semplice, sicuro e riconosciuto a livello europeo.

Questa evoluzione punta a creare un ecosistema digitale più solido, in cui l’identità dell’utente possa essere verificata con maggiore certezza e con standard condivisi.

SERVIZI FIDUCIARI: PIÙ SICUREZZA, CONTROLLO E RESPONSABILITÀ

Il nuovo regolamento aggiorna il quadro dei servizi fiduciari già previsto da eIDAS 1 e introduce requisiti più rigorosi in termini di sicurezza, tracciabilità, affidabilità e gestione del rischio.

Anche i processi di firma elettronica sono quindi chiamati a garantire livelli più elevati di controllo, identificazione e protezione del documento. Per le aziende, questo significa poter contare su strumenti capaci non solo di digitalizzare la firma, ma anche di documentare in modo chiaro l’intero processo.

FEA: UN RUOLO SEMPRE PIÙ RILEVANTE NEI PROCESSI DIGITALI

La Firma Elettronica Avanzata, o FEA, assume un’importanza crescente perché consente di associare in modo sicuro la firma al firmatario, preservando l’integrità del documento e la tracciabilità di ogni passaggio.

Con eIDAS 2 questi elementi diventano ancora più significativi. Firmare digitalmente non basta: diventa fondamentale poter dimostrare chi ha firmato, quando è avvenuta la sottoscrizione e che il documento non è stato modificato dopo la firma.

Nel contesto HR, la FEA rappresenta uno strumento particolarmente utile per gestire in modo digitale documenti e contratti legati al rapporto di lavoro. Può essere utilizzata, ad esempio, nei processi di selezione, nella gestione della contrattualistica, nei contratti di assunzione con periodo di prova, nei patti di non concorrenza, nei contratti a termine e nei relativi rinnovi. In tutti questi casi, l’azienda ha la necessità di conservare una prova chiara dell’accettazione da parte del collaboratore, riducendo al tempo stesso l’utilizzo della carta e velocizzando le attività amministrative.

Con EcosAgile, la Firma Elettronica Avanzata può essere integrata direttamente nei processi HR, collegando documenti, collaboratori, workflow approvativi e archiviazione nel fascicolo personale del lavoratore.

FEQ: IL LIVELLO PIÙ ALTO DI GARANZIA

La Firma Elettronica Qualificata, o FEQ, rappresenta il livello più elevato di sicurezza nell’ambito delle firme elettroniche.

Rispetto alla FEA, prevede una verifica più rigorosa dell’identità del firmatario, effettuata attraverso procedure qualificate e con il coinvolgimento di soggetti terzi autorizzati.

Questo controllo aggiuntivo rafforza il valore della firma e la rende particolarmente indicata per documenti che richiedono il massimo livello di tutela e certezza.

Nel mondo delle risorse umane, la FEQ può essere utilizzata per contratti, accordi individuali rilevanti, atti formali o documenti per i quali l’azienda desidera garantire il più alto grado di certezza sull’identità del sottoscrittore.

EcosAgile consente di integrare anche la Firma Elettronica Qualificata all’interno dei processi documentali aziendali. In questo modo l’azienda può scegliere il livello di firma più adatto in base alla tipologia di documento, al grado di sicurezza richiesto e al valore del processo da gestire. La firma diventa così parte di un flusso completo: creazione del documento, invio al collaboratore, sottoscrizione, tracciamento e archiviazione digitale.

PREPARARSI A PROCESSI DIGITALI PIÙ SICURI

eIDAS 2 rappresenta un passaggio importante verso una gestione digitale più sicura, controllata e uniforme.

Per le aziende, prepararsi significa ripensare il modo in cui vengono gestiti documenti, firme e identificazione dei collaboratori, adottando strumenti capaci di semplificare il lavoro dell’HR e, allo stesso tempo, garantire maggiore efficienza, sicurezza e tracciabilità.

Con soluzioni integrate come EcosAgile Document & Signature, i processi di firma diventano parte naturale della gestione HR digitale, contribuendo a ridurre le attività manuali e a rendere più fluido l’intero ciclo documentale.