Togliere la carta dall’ufficio sembra una questione di scanner e archivi. Per le persone che ci lavorano è soprattutto un cambio di abitudini: dove trovo il contratto, come firmo un documento, a chi lo mando. Se nessuno lo spiega, si finisce con le stampe di nascosto nel cassetto.
Le ragioni per farlo sono note. Le aziende, dalle piccole alle grandi, vogliono risparmiare tempo, spazio e denaro, consumare meno energia e materiali. Per l’ufficio personale, che gestisce una quantità enorme di documenti, i vantaggi sono concreti.
COSA CAMBIA PER CHI LAVORA
- I documenti si trovano in pochi secondi invece che sfogliando raccoglitori.
- Si lavora sullo stesso file anche a distanza, con le modifiche visibili a tutti.
- Diminuiscono gli errori di trascrizione e le copie che non coincidono.
- Meno costi per carta, inchiostro, cartelle e spazi d’archivio.
- Accessi controllati: ognuno vede solo ciò che lo riguarda, e resta traccia di chi ha consultato cosa.
- Meno spreco, con un vantaggio anche per l’ambiente.
LE PERSONE DA NON LASCIARE INDIETRO
Non tutti hanno la stessa dimestichezza con il digitale. Chi lavora in produzione o in magazzino potrebbe non avere un computer a disposizione, e qualcuno avrà bisogno di aiuto per il primo accesso. Una breve sessione di formazione, un referente a cui chiedere e un periodo di transizione evitano che il cambiamento diventi un ostacolo.
DA DOVE COMINCIARE
Conviene partire dai processi che coinvolgono tutti, come la gestione di ferie e permessi o le note spese, dove il beneficio si vede subito. Poi i documenti personali e la firma elettronica. Ogni passaggio va annunciato con qualche giorno di anticipo, dicendo cosa cambia e dove trovare aiuto. Sul passaggio al digitale di anagrafiche e documenti ci sono anche le guide HR su digital HR e gestione del personale.