Le domande che arrivano più spesso all’ufficio personale non riguardano grandi temi. Riguardano la timbratura dimenticata di martedì, le ore di straordinario che non tornano, la richiesta di ferie che aspetta da una settimana. Presenze e orari sono il punto in cui il dipendente tocca con mano come funziona l’azienda.
La timbratrice all’ingresso non è più l’unico modo di registrare l’orario, ma sapere chi sta lavorando, dove e con quale orario resta un’informazione di base, come i piani ferie di ciascuno. Quando i conti non tornano, a pagarne il prezzo è spesso il collaboratore che deve dimostrare di avere ragione (sul lavoro ibrido c’è un approfondimento dedicato).
COSA VUOLE SAPERE IL DIPENDENTE
- Dove vedo le mie ore, il saldo delle ferie e dei permessi, senza doverlo chiedere?
- Cosa succede se dimentico di timbrare: chi corregge, entro quando, con quale giustificazione?
- Chi approva le mie richieste e in quanto tempo devo aspettarmi una risposta?
- Come timbro se lavoro da casa o in trasferta, e quali dati vengono raccolti? Per la timbratura da smartphone ci sono cautele di privacy da rispettare.
LE REGOLE DA SCRIVERE UNA VOLTA
Molte tensioni nascono da regole che esistono solo nella testa di qualcuno. Conviene metterle per iscritto e renderle facili da trovare: tolleranze sugli orari, procedura per le correzioni, scadenze per chiedere le ferie estive, regole per gli straordinari. Se un dipendente può controllare in autonomia la propria situazione e il percorso di ogni richiesta, l’ufficio riceve meno domande e i responsabili hanno una visione completa di calendari e approvazioni. Per le regole su orari, timbrature, ferie e permessi c’è la guida completa sulla rilevazione presenze.
IL RUOLO DEL RESPONSABILE DIRETTO
È il responsabile a decidere su ferie e permessi, ed è lui che il collaboratore percepisce come giusto o ingiusto. Rispondere in tempi brevi, spiegare un rifiuto, distribuire i periodi più richiesti con criteri noti a tutti: sono gesti semplici, che pesano sul clima del gruppo più di qualunque sistema di rilevazione.