Un nuovo gestionale, il passaggio al lavoro ibrido, un’applicazione che sostituisce i moduli di carta. Ogni progetto di trasformazione digitale viene presentato come un cambiamento tecnologico, e quasi sempre inciampa sulle persone: chi non è stato coinvolto, chi teme di non essere all’altezza, chi semplicemente non ha tempo di imparare.
LE QUATTRO DIMENSIONI DEL CAMBIAMENTO
Il change management serve a costruire il percorso dalla situazione attuale a un obiettivo definito. Uno schema usato in alcuni progetti digitali è il modello delle 4P, che chiede di guardare insieme quattro aspetti:
- People: abitudini e modo di pensare delle persone, che vanno messe al centro;
- Process: i processi da rivedere, perché digitalizzare una procedura inefficiente la rende solo più veloce;
- Platform: le tecnologie, scelte pensando anche a chi lavora in mobilità;
- Place: i luoghi di lavoro, fisici e digitali, da ripensare insieme agli altri tre.
Per l’ufficio del personale la prima P è quella su cui ha più leve.
IL RUOLO DELL’HR
Prima dell’avvio, conviene capire chi sarà più toccato dal cambiamento e cosa perde: tempo, autonomia, una competenza che diventa meno utile. Ascoltare queste persone all’inizio costa meno che convincerle alla fine.
Durante il progetto, servono formazione pratica sui casi di tutti i giorni, un referente per reparto a cui fare domande e un canale per segnalare cosa non funziona. I responsabili devono essere i primi a usare il nuovo strumento, altrimenti il messaggio implicito è che riguarda solo gli altri.
Dopo, bisogna misurare l’uso reale e non solo l’avvenuta installazione.
SEGNALI DA OSSERVARE
Richieste di tornare al vecchio metodo, file paralleli tenuti «per sicurezza», reparti che rimandano l’avvio: sono indicazioni su dove il percorso va ripreso. Per i cambiamenti che toccano la struttura, come fusioni di team o nuovi responsabili, si può leggere l’articolo dedicato alle riorganizzazioni.