Travel policy: perchè è importante


Travel policy gestione trasferte nota spese

La travel policy coinvolge tutte le regole e le linee guida necessarie per garantire una gestione efficace ed efficiente dei viaggi di lavoro aziendali. Include, quindi, una serie di norme decise internamente dall’impresa che impongono ai lavoratori in trasferta dei comportamenti da tenere e delle soglie di spesa massima da non superare.

Seppure ogni travel policy debba essere adattata e personalizzata in base alle esigenze specifiche e alla dimensione dell’organizzazione, quasi tutte le aziende devono adottare politiche su:

  • rimborso dei chilometri
  • indennità di trasferta
  • spesa massima per pasti e alloggi
  • gestione scontrini
  • viaggi internazionali
  • modalità e tempistiche di rimborso

Avere informazioni chiare in merito a ciascun punto aiuta la travel policy ad essere concisa e facile da comprendere, comunicabile efficacemente ai collaboratori per essere seguita da tutti. 

Affinchè, tuttavia, la politica sulle trasferte di lavoro non rimanga una mera dichiarazione di buone intenzioni, sono necessarie procedure e metodi di controllo che permettano di mettere in pratica le regole di spesa; necessario dotarsi di un sistema veloce ed intuitivo che velocizzi i processi ed aiuti gli uffici a non essere sommersi da carta, scontrini e fatture.

eEXPENSE PER LA GESTIONE POLICY

eExpense è l’app EcosAgile in Cloud per la gestione digitale della nota spese: conforme a tutte le disposizioni legislative, consente una gestione sicura e in mobilità di scontrini, ricevute e giustificativi attraverso lo scan intelligente dei documenti e la conservazione digitale ed esibizione a norma degli stessi.

Gestione trasferte travel policy nota spese aziendali

eExpense permette  l’impostazione delle policy aziendali con le soglie di spesa e gli importi massimi riconosciuti a ciascun collaboratore aziendale in base al suo specifico ruolo e anche differenziate per destinazione nazionale e internazionale della trasferta.

Il collaboratore può visionare i massimali previsti direttamente sull’app e nel caso in cui la sua richiesta di rimborso non rispetti le policy aziendali, il sistema gli invia automaticamente una notifica in app con l’importo massimo riconosciuto per la specifica tipologia di spesa affinchè possa procedere all’inserimento della corretta richiesta di rimborso.

Sempre via app è possibile prendere visione delle policy aziendali, anche in caso di più partecipanti alla trasferta, e degli allegati relativi trasferta e documenti di viaggio, quali la prenotazione del mezzo di trasporto e voucher o prenotazione di pernottamento.

Per ulteriori approfondimenti :

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