Le 3 migliori app per la gestione delle note spese del personale


In molte aziende la gestione delle note spese è un noioso adempimento per il personale, per l’ufficio HR e l’amministrazione; gli scontrini vanno gestiti in buste, consegnati in sede, classificati, controllati per il rispetto delle policy, archiviati, registrati, gestire le eccezioni e chiarimenti, le approvazioni … una procedura che brucia tempo e costi ed è oggettivamente frustrante, vincolata da tempistiche e scadenze.

Essendo il personale ormai molto spesso dotato di smartphone vi sono delle alternative tramite App che rivedono drasticamente il processo.
Vogliamo occuparci di queste ed abbiamo selezionato le App che per i motivi che descriveremo sono per noi le tre migliori alternative con i loro rispettivi differenzianti.

Chi ha esperienze o integrazioni sul tema delle app note spese e trasferte ovviamente può come sempre segnalare il proprio contributo per questo post.
Se siete produttori di App siete liberi di contattarci sia per completare eventuali caratteristiche del vostro prodotto sia per proporre la vostra app; precisiamo tuttavia che:

  • la valutazione non sarà influenzabile
  • non inseriremo caratteristiche senza una prova concreta
  • non inseriremo app che non superano requisiti ritenuti minimi

Vediamo quindi le App selezionate:

Expense EcosAgile

Finalità: L’app è finalizzata ad un utilizzo enterprise, a differenza di altre sotto descritte non si propone la raccolta di spese proprie personali;
Liste promozionali: l’APP non contiene liste promozionali di alberghi e altri servizi extra proposti
L’APP ha un disegno semplice e chiaro; non presenta soprattutto campi superflui, confusi o un layout troppo fitto e compatto. Ha consultazione storico, analisi e ricerca dei giustificativi. Può mostrare i giustificativi da back-end con lo stato di approvazione; può ricaricare spese e giustificativi a fronte di cambio telefono.
I campi del form dipendono dal tipo di registrazione, così da non avere complicazioni inutili e mancanze nelle validazioni.
La società che la utilizza dispone di report aggregati, grafici e pivot dinamiche; decide i set up dell’APP ed i diritti di utilizzo.
Policy aziendali: il cliente può gestire le proprie policy relative alle spese, le attività / commesse, il legame con le trasferte
API: l’APP è aperta alle integrazioni; sono disponibili API per accesso real time ai dati delle trasferta, spese, commesse  ecc.
Back-end: esiste un back end web offerto con l’App per disporre di report dinamici, estrazioni, dash board, controlli di utilizzo ed audit
Estrazioni / file: sui dati e report sono disponibili estrazioni excel e csv, con invio schedulato e formato delle estrazioni configurabile
Modello di costo: modello freemium, con sottoscrizione da parte dell’azienda cliente dell’utilizzo Premium.

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Live Expenses

Finalità: L’app è particolarmente adatta sia ad un utilizzo per spese individuali; permette l’invio a destinatari (azienda) tuttavia a nostra valutazione il vantaggio è quello di permettere all’utente la libera definizione di tipologie di spese, commesse e valuta senza policy e controlli. Questo permette la libera gestione ma non risponde a nostro avviso ai requisiti enterprise.
Liste promozionali: l’APP non contiene liste promozionali di alberghi e altri servizi, per creare valute o commesse rimanda all’acquisto della versione Premium.
L’APP ha un disegno compatto e veloce nell’inserimento. Permette una sola foto, ha uno storico interrogabile, non riteniamo adeguata la consultazione dei giustificativi. Non permette ricarico di spese e giustificativi a seguito di cambio telefono
I campi del form non dipendono dal tipo di registrazione; lo sviluppatore di propone per eventuali modifiche su richieste.
Uso aziendale: non sono previste policy aziendali, non sono previsti set-up da parte dell’azienda, audit, controlli di utilizzo e gestione; è l’utente finale che può inviare con mail le informazioni però su voci e commesse da lui singolarmente definite nell’APP.  Non contiene gestione di trasferta e il legame della trasferta con le note spese; non vi sono reportistiche per l’azienda cliente
API: non disponibili
Back-end: non disponibile
Estrazioni / file: invio di file via mail all’indirizzo destinatario imputabile dall’utente
Modello di costo: modello freemium, con pagamento dell’APP premium da parte dell’utilizzatore finale.

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Expensify

Prove di utilizzo al momento in corso

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1 Comment

  1. […] una guida in ambito Note Spese e Gestione Trasferte  con gli Strumenti e le Soluzioni più avanzate che supportano le organizzazioni in merito. Per approfondimenti puoi leggerla qui: GUIDA HR NOTA […]

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