La digitalizzazione e la semplificazione dei processi gestionali e amministrativi passa anche per la conservazione elettronica di scontrini e fatture, una vera e propria necessità oggi per molte aziende, determinate a snellire la gestione spese del personale in trasferta.
QUANDO È POSSIBILE LA CONSERVAZIONE DIGITALE
Sebbene l’Agenzia delle Entrate si sia pronunciata più volte in merito, definendo, sia nella risoluzione 96/17 che nella più recente risposta all’interpello n. 388 del 20 settembre 2019, le modalità attraverso cui effettuare la conservazione sostitutiva dei giustificativi di spesa, emergono ancora alcuni dubbi in merito ad alcune voci di costo. L’istanza avanzata infatti nel settembre dello scorso anno da una società di consulenza riguardo le spese di trasferta di taxi e titoli di viaggio su mezzi di trasporto pubblico, è stata chiara in certi punti, meno in altri.
Innanzitutto, è stato ribadito il concetto secondo cui è possibile la conservazione digitale di scontrini e fatture nel momento in cui tali documenti siano caratterizzati da immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità. Tali documenti analogici devono essere caricati su delle specifiche applicazioni insieme alla compilazioni delle varie voci relative, al fine di garantire l’archiviazione e la corretta conservazione digitale. Viene ricordato tuttavia, che è possibile il caricamento dei soli documenti “non unici”.
“Assumono la natura di originali non unici quei documenti per i quali è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.
Ecco quindi che emerge la difficoltà nel capire se vengono considerati tali anche le fatture dei taxi che quasi mai trovano un corrispondente riscontro nella contabilità del taxista. Sebbene la norma voluta dal legislatore voglia sicuramente andare incontro al processo di digitalizzazione, innovazione e semplificazione che le imprese stanno attuando, si avverte tra gli addetti ai lavori la necessità di ulteriori chiarimenti in merito, al fine di non appesantire le procedure facendo conservare nelle trasferte le ricevute dei trasporti e facendole al tempo stesso caricare per digitalizzare la gestione spese.
ECOSAGILE EXPENSE: COSA È E COME FUNZIONA
Malgrado ciò però, oggi la gestione spese digitale è una vera e propria realtà che sta coinvolgendo moltissime aziende. Expense viene incontro a questo nuovo bisogno, l’app per IOS e Android ideale per la gestione spese digitale che permette la compilazione direttamente da smartphone, rendendo più facile e rapida l’amministrazione, gestione, archiviazione digitale e la conservazione sostitutiva di scontrini, ricevute e giustificativi di spesa. Basato su un un sistema di machine learning, OCR avanzato e QrCode, Expense consente lo scan intelligente degli scontrini e delle ricevute, risultando conforme a tutte la varie disposizioni legislative per la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali: inoltre, è in grado di verificare automaticamente se la qualità del giustificativo sia adeguata o meno per la sua archiviazione e successiva distruzione.
Caratterizzata da un’interfaccia semplice ed intuitiva, Expense è l’applicazione user-friendly che permette di sneliire e semplificare il processo di gestione della nota spese del Vostro personale.
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