L’utilità del meeting nel nuovo contesto Covid-19


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All’interno dei processi e della routine aziendale, il meeting tra colleghi si delinea come una dinamica fondamentale per stabilire coordinamento, comunicazione e collaborazione necessari per il raggiungimento degli obiettivi prefissati. La riunione, infatti, oltre a impostare le attività e linee strategiche da seguire, ha il compito di motivare e incentivare i membri del team generando, allo stesso tempo, fiducia e armonia tra i collaboratori. Il rischio, tuttavia, di rendere un meeting inefficace è sempre dietro l’angolo: in base al numero di persone coinvolte, infatti, cambiano le dinamiche e competenze da seguire, al fine di coniugare al meglio sintesi e chiarezza ed esporre in maniera completa problematiche e necessità. Per tale motivo uno degli elementi più critici in una riunione è la gestione degli interventi, che da una parte, attraverso concretezza e autorevolezza, deve riguardare tutti i partecipanti, ma dall’altra non deve far allungare troppo i tempi e far perdere interesse e coinvolgimento nelle tematiche trattate. 

In base agli argomenti e alla finalità della riunione stessa si distinguono diverse tipologie di meeting. La prima distinzione è tra meeting formale, caratterizzato da un tempo prestabilito e da una certa rigidità nel seguire l’ordine del giorno, e meeting informale, che a sua volta si può differenziare in riunione decisionale (tra pari livello), analitica, utile per studiare e risolvere eventuali problemi, e creativa, il cui obiettivo è generare nuove idee e approcci di business.

LE NUOVE MISURE COVID-19

L’attuale epidemia impone alle imprese di adottare tutte le procedure necessarie per garantire il distanziamento e la sicurezza tra i dipendenti all’interno della sede di lavoro: ciò comporta inevitabilmente la rimodulazione dei percorsi, degli spazi e delle capienze delle sale riunioni al  fine di allinearsi alle ultime direttive. Diventa fondamentale per le aziende quindi, riformulare le proprie stanze con l’obiettivo di renderle comunque utili e funzionali per i meeting e il lavoro condiviso.

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eMEETING PER LA PRENOTAZIONE DELLE RIUNIONI

eMeeting è il nuovo sistema EcosAgile ideale per la prenotazione e pianificazione delle sale-riunioni e per gli spazi di lavoro condivisi all’interno dell’azienda. Grazie alle sue molteplici funzionalità, eMeeting permette infatti la programmazione e calendarizzazione delle riunioni consentendo, al tempo stesso, di avere un quadro completo e costantemente aggiornato della disponibilità delle sale e degli spazi aziendali destinati al coworking durante il giorno, la settimana e il mese.
eMeeting non necessita di alcuna installazione: la device, touchscreen dall’interfaccia semplice ed elegante, può essere infatti applicata su qualsiasi superficie (muro, vetro) in prossimità della sala riunione. In questo modo il responsabile potrà programmare il meeting in pochi secondi e con pochi click dopo il riconoscimento con badge o dopo aver inserito il codice di accesso.

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CARATTERISTICHE E FUNZIONALITA’ DI eMEETING

  • Display a 7″ colori, touch screen con logo dell’azienda: massima eleganza e personalizzazione.
  • Device collegata tramite rete dati Ethernet o wi-fi.
  • Possibilità di stabilire policy di utilizzo e di garantire il controllo del numero partecipanti, del tempo di permanenza per facilitare il distanziamento richiesto dalle procedure di sicurezza COVID-19.
  • Possibilità di vedere le caratteristiche tecniche di ciascuna sala (capienza, sistemi audio e video ecc) per scegliere quella più adatta alle esigenze del proprio meeting.
  • Opportunità di estendere la durata della prenotazione anche durante lo svolgimento della riunione, in conformità con l’orario di inizio del successivo meeting.
  • Possibilità di annullare una prenotazione in qualsiasi momento. 
  • Integrazione con i calendari condivisi di Google e Outlook.

 

Per approfondimenti:

eMeeting – gestione e prenotazione spazi di lavoro : 

https://ecosagile.com/ITA/sistema-prenotazione-sale-riunioni-gestione-meeting

Numero Verde 800 66 98 55

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