La Nota Spese Dematerializzata

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l'era della dematerializzazione della nota spese

LE 7 MOSSE PER ABBATTERE I COSTI DI GESTIONE DELLA NOTA SPESE

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CON APP MOBILE

Se la vostra azienda gestisce i giustificativi delle spese del personale via carta, con i relativi costi di controllo e archiviazione, leggete questo articolo e scoprirete come sia possibile risolvere concretamente questa complessità tagliando drasticamente questo costo di gestione.

La Risoluzione 96/2017 dell’Agenzia delle Entrate ha risposto all’interpello relativo la procedura informatica di gestione della nota spese dei dipendenti di un’impresa e dei trasfertisti e dei relativi giustificativi di spesa.

Ecco di seguito la procedura per la dematerializzazione dei giustificativi di spesa:

  1. formazione del giustificativo informatico per mezzo di una fotografia scattata via smartphone mediante un App (eExpense EcosAgile) con verifica automatica della qualità della foto e della sua leggibilità;
  2. formazione della nota spese, creata dal dipendente tramite App eExpense, alla quale ha accesso con credenziali univoche;
  3. approvazione della nota spese con notifiche automatiche al Manager o alla funzione aziendale preposta all’approvazione;
  4. controllo spese e processo sul sistema di gestione EcosAgile attraverso l’applicazione cloud che consente di verificare e rifiutare spese non inerenti e/o eccessive;
  5. conservazione: la nota spese, accettata e ammessa al pagamento, è registrata sui sistemi contabili e inoltrata al sistema di conservazione sostitutiva;
  6. distruzione dei giustificativi analogici solo dopo la conferma formale dell’avvenuta archiviazione della nota nel sistema di conservazione sostitutiva;
  7. esibizione della nota spese e dei giustificativi: documento informatico conservato.

L’Agenzia delle Entrate ha comunicato che il sistema è conforme alla normativa di riferimento (CAD – Codice di Amministrazione Digitale, D.lgs 82/2015), senza che ci sia bisogno dell’intervento di un pubblico ufficiale per attestare la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Le tipologie di giustificativi

In termini di scontrini fiscali si conferma che trattasi di documenti analogici originali NON unici poiché il giustificativo o scontrino allegato alla nota spese consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (corrispettivi).

Con riferimento alle ricevute dei taxi e ai biglietti di trasporto pubblico si fa riferimento al quesito posto dall’Associazione ANORC all’Agenzia delle Entrate e in particolare:

“Con particolare riferimento alle prestazioni di trasporto tramite taxi ed altri mezzi pubblici – menzionate dall’Associazione istante nella fase 4) della procedura prospettata -, si evidenzia, infatti, che le prime, rese dai tassisti, sono, in linea generale, soggette all’obbligo di fatturazione su richiesta del committente non oltre il momento di effettuazione dell’operazione, ai sensi dell’articolo 22 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633. La fattura è emessa in duplice copia ed è obbligatoriamente conservata almeno dal prestatore. Le medesime prestazioni sono, invece, esonerate dall’obbligo di certificazione tramite scontrino o ricevuta fiscale ai sensi dell’articolo 2, lettera l), del citato D.P.R. n. 696 del 1996.

Le prestazioni di trasporto pubblico

Le prestazioni di trasporto pubblico collettivo tramite altri mezzi pubblici, a loro volta, sono soggette all’emissione del biglietto di trasporto – avente precise caratteristiche fissate con decreto ministeriale – che, in base all’articolo 12 della legge 30 dicembre 1991, n. 113, assolve anche la funzione dello scontrino fiscale. Come tale, è soggetto agli obblighi di conservazione prescritti per tale tipo di documento. 

Posto che, in generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, ne discende che la relativa natura è quella di documenti analogici originali non unici ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, in quanto è “possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.” 

Ciò comporta che il processo di conservazione elettronica di tali giustificativi è correttamente perfezionato, ai sensi del combinato disposto degli articoli 3 e 4 del decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17 giugno 2014, senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su un supporto informatico, prescritto dal comma 2 del citato articolo 4.”

l’intervento pubblico di autenticazione

Se però il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al contenuto attraverso altri documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, il processo di conservazione elettronica necessita dell’intervento pubblico di autenticazione previsto dall’articolo 4, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014.

Un punto aperto è rappresentato dai giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE (con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale). In tal caso i consulenti in materia di conservazione sostitutiva suggeriscono la conservazione in cartaceo per un ragionevole lasso di tempo (ad esempio 2-3 anni).

Se volete provare il  processo di gestione informatizzato della nota spese dei Vostri dipendenti potete da subito richiedere un trial dell’App eExpense o richiedete maggiori informazioni al numero verde 800669855.

Con eExpense EcosAgile si può stare tranquilli: è un’app innovativa e progettata con alti standard di sicurezza, che opera con un processo conforme alle normative relative alla dematerializzazione dei giustificativi di spesa; i dati sono gestiti esclusivamente in Italia in conformità a tutte le normative vigenti sulla Privacy e Sicurezza dei dati.

Da adesso con questa semplice App tutti i giustificativi delle spese sostenute durante le trasferte di lavoro e le note riepilogative dei dipendenti potranno essere digitalizzate e oggetto di conservazione sostitutiva, salutando una volta per tutte l’onere della gestione cartacea.

Trial App eExpense EcosAgile

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