In un’ottica di ordine e consapevolezza dei costi, la gestione delle trasferte resta uno degli aspetti più delicati per le aziende: variazioni di spesa, normative in evoluzione, e nel contempo la necessità di offrire ai collaboratori strumenti rapidi e semplici.

Con l’avvicinarsi del 2026, la pianificazione delle spese di trasferta diventa ancora più strategica, dato il crescente focus su tracciabilità, criteri di deducibilità e coerenza tra policy interne e requisiti normativi.

Per affrontare questo cambiamento, è fondamentale ripensare processi e strumenti: l’obiettivo è ottenere una gestione trasparente, uniforme e regolamentata.

NUOVE ESIGENZE PER UNA GESTIONE DELLE TRASFERTE EFFICACE

Per il 2026, emergono alcune esigenze chiave nelle aziende che gestiscono trasferte:

• Tracciabilità di pagamenti e ricevute — sempre più cruciale per dimostrare la natura delle spese, garantirne la deducibilità e mantenere un controllo chiaro sui costi sostenuti.

• Definizione chiara delle policy aziendali — è importante fissare limiti di spesa, modalità di rimborso, tipologie di pagamento, e differenziare condizioni per trasferte in Italia o all’estero. Tutto deve essere formalizzato e condiviso internamente.

• Riduzione degli errori in fase di rendicontazione — ricevute mancanti o incomplete, spese fuori policy, imputazioni doppie sono problemi che possono incidere sul bilancio e aumentare il rischio fiscale.

• Automazione dei workflow approvativi — per evitare ritardi nei rimborsi e migliorare la visibilità sui costi reali delle trasferte. Una gestione manuale risulta spesso inefficace, soprattutto in un contesto normativo in evoluzione.

Una gestione manuale non basta più: per rispettare tutte queste esigenze occorre un approccio strutturato e aggiornato.

POLICY DI TRASFERTA: PERCHÈ RIVEDERLE ORA

Il 2026 è un momento ideale per rivedere (o definire da zero) la policy aziendale relativa a rimborsi e trasferte. Una policy ben fatta aiuta a uniformare comportamenti, ridurre contestazioni e salvaguardare la compliance fiscale. Inoltre, consente di gestire in modo differenziato spese e limiti in base a paese, ruolo, durata della trasferta o tipologia di spesa. In questo modo l’azienda si prepara a un futuro più stabile e senza sorprese.

IL RUOLO STRATEGICO DELLA DIGITALIZZAZIONE

Per supportare al meglio la pianificazione e gestione delle trasferte, è ormai indispensabile affidarsi a strumenti digitali in grado di integrare policy, tracciabilità, approvazioni e reportistica.

In questo contesto, EcosAgile Expense si propone come elemento chiave: una piattaforma intuitiva che consente di digitalizzare l’intero ciclo — dalle richieste iniziali fino alla contabilizzazione finale.

Tra le sue principali caratteristiche:

• definizione di policy aziendali con soglie automatiche e controlli in tempo reale;

• gestione completa delle spese, con categorie personalizzabili;

• utilizzo di carta prepagata VISA per dipendenti e collaboratori — eliminando anticipi in contanti e rimborsi complessi;

• acquisizione delle ricevute tramite l’app;

• workflow approvativi configurabili;

• reportistica immediata per analisi dei costi e dei centri di spesa;

• integrazione con i principali sistemi contabili e payroll.

In sintesi, pianificare con attenzione le trasferte non significa solo gestire meglio le spese: è un investimento strategico per la sostenibilità dei processi interni, la trasparenza e la tutela dell’azienda.