Una comunicazione interna funziona quando un dipendente trova il regolamento aziendale senza doverlo chiedere al collega, e quando il suo responsabile gli spiega una riorganizzazione prima che la notizia arrivi dalla macchinetta del caffè. Sembrano dettagli, ma sono il modo in cui le persone giudicano se l’azienda le tiene informate.
I problemi più frequenti sono due. Troppi canali, usati senza un criterio, per cui la stessa notizia arriva per mail, in chat e in bacheca, e quella importante si perde. Oppure un flusso che va in una sola direzione: l’azienda parla, le persone ascoltano, e nessuno sa cosa ne pensano.
DALL’ALTO E DAL BASSO
La comunicazione top down porta regole, decisioni, notizie da parte della direzione e dell’HR. Quella bottom up raccoglie opinioni, proposte, critiche dei collaboratori. Servono entrambe: la prima allinea le persone agli obiettivi, la seconda dice all’azienda se quegli obiettivi sono stati capiti e dove le cose non funzionano. Un’azienda che ascolta solo nel sondaggio annuale ascolta troppo poco.
IL RUOLO DEI MANAGER
Per la maggior parte dei dipendenti la comunicazione interna è il proprio responsabile. È lui che traduce una decisione in cosa cambia lunedì mattina per il team, ed è a lui che arrivano le domande. Nei momenti di riorganizzazione, e in generale nei percorsi di cambiamento, conviene dare ai manager le informazioni prima degli altri, insieme alle risposte alle domande più probabili.
QUALE STRUMENTO PER QUALE MESSAGGIO
- Portale o intranet del dipendente per i documenti che servono in ogni momento: contratto, cedolini, regolamenti, procedure, moduli.
- Newsletter per le notizie che non scadono in giornata.
- Messaggistica solo per ciò che è urgente, altrimenti diventa rumore.
- Incontri ed eventi, anche in webinar, per le decisioni che richiedono di essere spiegate e discusse.
- Questionari brevi e frequenti per sapere cosa pensano le persone.
- Rubrica e organigramma per sapere chi fa cosa e a chi rivolgersi.
- Domande frequenti scritte una volta, per non rispondere cento volte alla stessa domanda.
COME CAPIRE SE FUNZIONA
Qualche segnale da osservare: quante volte l’ufficio personale riceve le stesse domande; quanti partecipano ai questionari; quanto tempo impiega una notizia ad arrivare a chi lavora su turni o fuori sede; se i nuovi assunti, dopo un mese, sanno dove trovare le informazioni. Sono indicatori semplici, che l’ufficio HR può raccogliere senza strumenti particolari e che dicono molto sul clima aziendale.