Nel lavoro ibrido due colleghi con lo stesso orario possono avere esperienze molto diverse. Chi è in ufficio viene visto arrivare e andare via; chi lavora da casa a volte sente di dover dimostrare di esserci, e risponde ai messaggi alle nove di sera. La rilevazione delle presenze è il punto in cui questa differenza si vede, o si corregge.
Registrare le ore resta necessario: alimenta le paghe, permette di pianificare turni e ferie, dice all’azienda dove il lavoro si concentra. Con persone che alternano lavoro da remoto e presenza in sede serve però un modo di timbrare e contare le ore che valga allo stesso modo per tutti.
IL LIMITE DEI FOGLI DI CALCOLO
Molte aziende registrano ancora presenze, assenze, straordinari e ferie su fogli Excel o documenti condivisi. Funziona finché i numeri sono piccoli. Poi arrivano gli errori di inserimento, le versioni diverse dello stesso file, le correzioni a fine mese che tolgono tempo all’amministrazione e al titolare. E il dipendente, per sapere quante ferie gli restano, deve chiedere. Come impostare la rilevazione, anche per chi lavora da remoto, è spiegato nella guida completa sulla rilevazione presenze.
REGOLE UGUALI PER CHI È IN SEDE E PER CHI NON C’È
- Stesse modalità per registrare inizio e fine del lavoro, ovunque ci si trovi.
- Fasce di disponibilità concordate, invece della reperibilità implicita a ogni ora.
- Straordinari riconosciuti con gli stessi criteri, anche quando nessuno vede l’ora di uscita.
- Momenti di disconnessione rispettati anche dai responsabili.
FIDUCIA E CONTROLLO
Un sistema di rilevazione percepito come sorveglianza produce l’effetto opposto a quello voluto: le persone timbrano per farsi vedere. Funziona meglio quando ciascuno può consultare la propria situazione, correggere da sé le anomalie più semplici e chiedere ferie o permessi senza passaggi inutili. I manager, a loro volta, guardano i risultati del lavoro più che i minuti di connessione.
Conviene chiedere ai collaboratori, dopo qualche mese, se le regole sono percepite come eque. È il modo più semplice per capire se il modello ibrido sta funzionando.