Per le operazioni nell’ambito Risorse Umane, finalizzate alla digitalizzazione, fondamentale è l’utilizzo della firma digitale. Poter firmare i documenti in modo veloce permette semplificare l’iter amministrativo della firma manuale, aumentando l’efficienza e riducendo i costi. In questo contesto la firma digitale garantisce vantaggi in termini di sicurezza, spazio, tempo e denaro.
TIPOLOGIE DI FIRMA DIGITALE
- SEMPLICE: utilizzata quando non serve una sottoscrizione forte, per dare autenticità al documento elettronico garantendo il valore probatorio. Avviene con autenticazione a più fattori. Nell’ambito HR, la firma si applica in quasi tutti i contratti di lavoro, documenti GDPR e Privacy, informativa sulla sicurezza, atti di notorietà nei quali il lavoratore dichiara il suo status lavorativo, documenti di consegna del tesserino di riconoscimento e di proprietà aziendali.
- AVANZATA: garantisce l’identità dell’autore, l’integrità e immodificabilità di un documento. Il riconoscimento avviene tramite la sottomissione di un documento d’identità, con un’autenticazione a più fattori. Nell’ambito HR, la firma si applica a contratti di assunzione contenenti periodi di prova, patti di non concorrenza, clausole di esclusività, altre condizioni vincolanti e vessatorie per il collaboratore, nonché i contratti a termine e i rinnovi.
- QUALIFICATA: tipologia di firma più forte. Essa prevede, oltre alla verifica dell’identità del firmatario, anche un riconoscimento de visu con una vera e propria video call o face matching; garantisce, inoltre, la corrispondenza tra la firma e il firmatario da parte di un ente certificatore terzo, demandato alle attività di verifica e validazione dell’identità del soggetto.
IL VALORE LEGALE DELLE FIRME AVANZATA E QUALIFICATA
Secondo il Decreto legislativo 07/03/2005, n.82, art. 20, com. 1-bis, un documento informatico sottoscritto con la firma elettronica avanzata (FEA) o qualificata (FEQ) è giuridicamente valido ed è equiparabile ad una firma autografa apposta su un documento cartaceo.
Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’articolo 2702 del Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore.
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